포스텍 기록관리의 현재

우리 대학의 기록관리는 2015년 5월부터 기본적인 체제 수립을 위한 업무를 진행하여 2015년 11월 25일에 대학 기록관리 추진 계획에 대한 총장님의 품의를 통해 본격적인 출발을 하게 되었습니다.
2015년 12월부터 2016년 8월까지 9개월간  기획예산팀을 포함하여 9개 부서가 참여한 대학 기록관리 실무TF가 구성되었으며, 기록관리 업무 표준화(규정/시행세칙, 업무지침, 기록물 분류기준표 생성 및 실무TF 참여부서 기록물 전수조사)에 주력함으로써 대학 기록관리의 기반을 마련하였습니다. 2016년 3월에는 대학내 전체 행정부서와 학과를 대상으로 대학역사기록물 및 행정박물 현황을 조사하였고, 7월까지 개인과 단체를 대상으로 “대학역사기록물 공모전”을 개최하였습니다. 2016년 11월에 대학기록관 설치, 운영 및 대학기록물 업무절차 확립과 표준화의 근거가 되는 대학기록관리 규정과 시행세칙을 공표하였습니다. 2017년 8월에는 대학기록물 분류기준표를 수정, 보완하여 POVIS 신규 전자결재시스템에 적용하였습니다. 2016년 12월에는 개교 30주년 기념행사에서 대학기록물공모전을 통해 수집된 자료들을 대상으로 “대학 역사기록물 및 기념사진 특별전시회”를 개최하였고 행사 이후 대학내 무은재기념관 로비와 박태준학술정보관 5층에서 순회전시를 진행하였습니다.

 

2016년 12월 19일부터 2017년 3월 15일까지 대학 내 전체 부서를 대상으로 약 3개월에 걸쳐 기록물 전수조사를 실시하여, 각 부서에서 보유중인 기록물을 종이기록물(31,471건), 행정박물(458건), PDF파일(800건), 간행물(165건) 및 시청각자료(16건)를 포함한 총 32,912건으로 구분하였습니다.
2018학년도에는 대학기록관리 인프라 및 DB구축 사업(4년간 계속사업)을 시작하였습니다. 사업 내용은 첫째, 2018년 8월에 국가기록원 표준기록관리시스템(Records Management System)을 도입하였고 둘째, 박태준학술정보관 1층에 기존 사무공간을 통합 리모델링하여 대학기록물 보존공간 구축하였습니다. 셋째, 각 부서별 보관중인 종이기록물(행정문서) 중 보존기간이 영구, 준영구인 자료에 대한 Digitizing을 진행중입니다.

 

 

 

2020년 10월 현재, 기획예산팀 730권(4,381건), 대외협력팀 178권(1,050건), 학사팀 684권(36,443건), 교무팀 307권(5,828건), 인사팀 117권(1,225건)을 DB화하여 대학기록관리시스템(RMS)으로 업로딩 하였으며 시설운영팀과 인사팀의 비전자기록물을 DB구축 중입니다.

 

포스텍 기록 관리의 미래

향후 대학기록관리 사업은 2018년부터 4년간 계속사업으로 진행된 대학기록관리 DB구축사업을 잘 마무리하여야 하며, 각 부서에서 생산되는 기록물의 이관, 수집, 폐기와 주기적인 기록관리 이용자교육 등 전반적인 대학기록관리 업무 체계의 구축이 우선되어야 할 것입니다.
총장실에서 이관한 역대 총장 관련 행정박물과 대학의 역사기록물에 대한 DB구축과 2007년 이후 POVIS 전자결재시스템에서 자체 생산/접수된 전자문서를 대학기록관리시스템(RMS)으로 이관하는 작업과 함께, 각 학과별 퇴직 교원 및 직원들 대상으로 대학과 관련된 구술자료를 확보하기 위한 사업도 시급하게 진행되어야 합니다.
대학의 기록관리는 대학이 존재하는 한 지속되어야 할 중요한 사업입니다. 대학 구성원 모두가 기록관리에 대한 지속적인 관심과 기록을 소중하게 생각하고 보존하려는 노력이 더해진다면, 대학기록물은 포스텍의 더 나은 내일을 준비하는데 중요한 자산이 될 것입니다. 앞으로 대학기록관리의 전문성과 활용도를 높이는 방안을 마련하여 자랑스러운 포스텍의 역사가 영구히 기억될 수 있도록 힘쓰겠습니다.